Pour être éligible à la candidature au titre de Chargée de projets e-tourisme, j'ai franchi une première étape en renseignant le Livret 1. Maintenant, je détaille dans le Livret 2 l'ensemble de mes activités dans 4 missions. 

Dans la mission 3, j'explique comment j'ai suivi les projets web du territoire et proposé des solutions parfois réalisées en autonomie. J'explique également la diversification des moyens de communication et des services que j'ai mis en place à l'aide des outils numériques. 

Pour décrire la mission 3, j'explique les activités suivantes :

• Activité 1 : Création des sites Internet de l'office de tourisme
• Activité 2 : Création d'outils de communication en ligne
• Activité 3 : Mise en place de services dématérialisés

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Accédez aux annexes de la mission 3

A l'attention du jury : depuis l'envoi à Offices de tourisme de France de mon livret 2, le site www.saintpalais-tourisme.com a fait l'objet d'une refonte. Certains liens évoqués dans mes activités peuvent être modifiés ou avoir disparu. Les preuves citées sont toutes en ligne et intactes sur les pages des annexes. 

1- CREATION DES SITES INTERNET DE L'OFFICE DE TOURISME

Suivi et coordination des projets de sites Internet

J'ai eu la chance de pouvoir suivre tous les projets de création de site Internet, depuis le tout premier de l'office de tourisme en 2003 www.saintpalais-tourisme.com jusqu’à maintenant. L'office de tourisme a bénéficié d'une subvention européenne sur un programme Leader d'accompagnement au développement numérique des territoires ruraux. J'ai inscrit la réalisation du site sur notre budget et rédigé le dossier de demande de subvention (annexe 1). Le Conseil d'administration a désigné deux personnes pour y réfléchir et travailler sur le contenu du site avec moi avant de passer commande. Leur souhait était que le nouveau site mette en avant Saint-Palais et les villages autour comme un lieu dynamique et vivant toute l'année. J'ai donc intégré dans le cahier des charges de la demande de devis un volet “vie locale“ permettant entre autres de recenser la liste des associations et la liste des commerces.

En 2008, l’office de tourisme a rejoint le pôle touristique de la Montagne Basque aux côtés des offices de tourisme voisins de Saint-Jean Pied de Port et de Soule (c'est un programme d'aide au développement de l'économie touristique qui permet d'avoir des aides du Département, de la Région, de l'Etat et de l'Europe), l'ambition des élus étant de valoriser le Pays Basque intérieur comme destination touristique. Nous avons bénéficié ensemble de subventions publiques pour réaliser un site commun pour les trois territoires (annexe 2) qui a été commandé par l'office de tourisme de Soule pour nos trois offices.

Je me suis personnellement beaucoup impliquée dans la rédaction du cahier des charges préalable à la consultation d'agences web. Pour faire cela, j'ai fait un classement de tout ce que nos territoires avaient à offrir ensemble : les différentes catégories d'hébergements, les lieux de visite, les activités de loisirs, le patrimoine, les sentiers de randonnée sans oublier les sites incontournables. J'ai ensuite fait avec mes collègues Pierre de l'office de tourisme de Soule et Laurence de l'office de tourisme de Saint-Jean Pied de Port un projet de plan du futur site. Nous avons ensuite tous regardés d'autres sites Internet pour retenir ceux que l'on aimait bien et dont on pouvait s'inspirer...

Pour ce nouveau site www.montagne-paysbasque.com, il y avait aussi beaucoup d'aspects techniques à ne pas oublier... Il devait notamment intégrer la passerelle avec notre base de données touristiques SIRTAQUI (ce qu'on appelle la syndication) de manière à ce que les mises à jours des fiches des professionnels figurent sur le site sans que nous ayons à les ressaisir. Il devait également être équipé d'un outil qui s'appelle l'agrégateur Hubresa : il permet l'accès à tous les systèmes de réservation en ligne des professionnels dont Resadirect, celui que nous proposons à certains d'entre eux. J'ai ensuite contacté Stéphanie (alors en charge de stratégie e-tourisme au Comité Départemental du Tourisme) qui m'a proposé le modèle de cahier des charges que le comité départemental avait créé. Cette aide m'a été vraiment précieuse ! Tous les points techniques y étaient abordés et je n'ai eu qu'à le personnaliser pour ensuite le faire valider par tous les offices de tourisme (annexe 3).

Une fois l'agence web choisie, il a fallu collecter tout ce dont nous avions besoin pour alimenter le site (en dehors des listes des professionnels qui remontent automatiquement grâce à la syndication) : des textes pour décrire les villages, pour parler de la culture du Pays Basque, de ses sites les plus beaux... et bien sûr des photos. J'ai créé un tableau de manière à visualiser qui faisait quoi (annexe 4) : nous nous sommes partagés le travail d'écriture et avons chacun pioché dans notre photothèque.

Mais comme les sites Internet et les usages des utilisateurs évoluent en permanence, notre site est devenu obsolète. C'est en 2015 grâce au second appel à projets départemental et régional (Mission 1 activité 2) auquel nos élus ont candidaté que nous avons décidé de refaire le site www.montagnebasque.com, cette fois ci avec la participation d'autres offices de tourisme du Pays Basque intérieur (Cambo les Bains, Espelette et Bidache).

La commande a été passée par l'office de tourisme de Saint-Jean Pied de Port pour l'ensemble des offices de tourisme. Cette fois-ci, le cahier des charges a été rédigé par Jérôme et Anaïs de l'office de tourisme de Saint-Jean Pied de Port et je l'ai simplement relu et validé. Un marché public a été passé pendant l'été 2016 pour sélectionner une agence web : j'ai créé un tableau d'analyse (annexe 5) pour que nous puissions tous noter les candidats selon les mêmes critères.

C'est l’agence web  Ayaline qui a été retenue pour faire la nouvelle version du site www.montagne-paysbasque.com. J’ai la chance d’avoir été designée comme chef de projet, c’est à dire que je fais le lien entre l'agence et mes collègues des autres offices de tourisme au fur et à mesure de la construction du site. Pour cette nouvelle version, changement de cap :  un site commun dit “de séduction” qui doit vraiment donner envie de venir au Pays Basque et qui permet de le découvrir de manière insolite en étant guidé par des personnages qui racontent leur pays. 7 sites pour chaque office de tourisme dans lesquels on retrouve les informations pratiques de chaque territoire. Après une première réunion de lancement, Ayaline a ouvert sur Google Drive un dossier en ligne partagé entre tous les offices de tourisme pour y ajouter tous nos documents de travail.

J’organise des réunions techniques avec mes collègues toutes les deux à trois semaines : nous avons défini ensemble le plan du site commun et le plan du site modèle qui servira à tous les offices de tourisme. Je coordonne les étapes suivantes :

• Validation des maquettes et de la charte graphique des sites : au fur et à mesure des propositions, nous en discutons et je fais remonter à l’agence nos commentaires et nos choix.
• Ecritures des textes : après avoir écrit les textes du site de séduction à plusieurs, nous avons unanimement trouvé qu’il y avait une trop grande disparité de style editorial. J’ai demandé un devis de réécriture et de proposition de charte éditoriale à une spécialiste du référencement Internet et de l’écriture sur le web qui a été validée. (annexe 6)
• Choix des photos : sur proposition de l’agence web, j’ai téléchargé l’outil Filezilla qui permet le transfert de fichiers d’un ordinateur à un autre et ainsi de mettre à disposition de l’agence nos photos à distance. J’ai créé des dossiers et sous-dossiers correspondant au plan du site afin de placer nos photos au bon endroit. En réunion, j’ai montré en direct à mes collègues comment l’utiliser et les bonnes pratiques à respecter (nommer explicitement les photos, les placer dans le bon dossier…) 
• Listes des professionnels dans la base de données SIRTAQUI : elle sont syndiquées, c’est à dire qu’il y a une passerelle entre SIRTAQUI et les sites Internet. J’ai saisi sur un tableau réalisé par Xavier du comité départemental du tourisme nos souhaits exprimés en réunion sur les informations du SIRTAQUI à faire apparaître sur nos sites (annexe 7) 

L'objectif est que le site portail commun et les 7 sites de territoire soient terminés et en ligne au printemps 2017.

Création de sites en autonomie

L'office de tourisme de Basse Navarre est  une structure de petite taille avec un budget limité, il y a parfois des périodes de vache maigre... pendant lesquelles je fais appel à mes propres ressources pour proposer  des solutions.  Le premier site saintpalais-tourisme.com réalisé  en 2003 a atteint ses limites au bout de quelques années de fonctionnement : il était graphiquement dépassé, permettait peu de marge de manoeuvre sur l'intégration de nouvelles photos et surtout n'était pas syndiqué avec notre base de données SIRTAQUI. Sans passerelle entre les deux, je dupliquais la saisie des informations  des professionnels sur notre base de données et sur notre site Internet, ce qui me prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs.

Nous n'avions pas assez de budget pour le refaire : j'ai donc proposé au Conseil d'Administration une solution mise en place par le Comité Départemental du Tourisme. L'office de tourisme a loué une solution de site Internet pendant 3 ans et j'ai été formée par Xavier (référent numérique au Comité Départemental du Tourisme) pour l'organiser et intégrer les textes, les photos et les listings de professionnels présents dans la base de données SIRTAQUI. A échéance du contrat de location de 3 ans, acheter la solution était coûteux et le site dépassé techniquement... Cette période correspondait au moment où nous avions le projet de faire un site Internet commun avec les autres offices de tourisme de la Montagne Basque.

Pour gérer la période de transition, j'ai ouvert un compte sur jimdo.com pour créer un site. J'ai également utilisé notre nom de domaine d'origine  www.saintpalais-tourisme.com pour ne pas perdre notre référencement (plus l'utilisation d'un nom de domaine est ancienne, plus c'est facile de faire remonter son site sur les moteurs de recherche).

J'ai vraiment pris beaucoup de plaisir à créer ce site et je le fais régulièrement évoluer. Je me suis servie des statistiques de l'ancien site (Mission 4 Activité 1) pour repérer quels étaient les mots tapés par les internautes dans les moteurs de recherche pour trouver notre site : cela m'a aidé à rédiger les textes et à organiser le site. J'ai commencé par faire un plan sur un tableau excel pour organiser les pages. J'ai ensuite rédigé les textes de chaque page, j'ai choisi les photos que je voulais mettre en ligne avant de me mettre à la construction du site. Pour l'intégration des listes de professionnels issues de la base de données SIRTAQUI, je me suis fait aider par Xavier : il a créé des codes html (un des langages utilisés pour créér des pages Internet) que j'ai intégrés au site en utilisant une fonction qui s'appelle “intégrer des widgets“. Cette fonction m'a aussi permis d'ajouter des informations utiles comme la météo. J'ai aussi ajouté des cartes Googles maps que j'ai créées sur des thèmes comme la randonnée, les balades en famille... (Activité 2).

En me servant du compte Jimdo, j'avais également monté plusieurs versions dont une en basque (donapaleuturismo.com), en espagnol (saintpalais-paisvasco.com) et en anglais (saintpalais-basquecountry.com). Je n'ai pas gardé ces sites car leur audience était très faible, j'ai réintégré une partie des informations sur le site en français (Annexe 8).

J'ai aussi créé bénévolement pour la mairie de Larceveau le site du centre des stèles    https://steles-paysbasque.jimdo.com  La mairie a ouvert en 2007 un centre d'évocation sur les stèles du Pays Basque. Ce sont des pierres tombales très particulières qui font partie du patrimoine bâti local. 

Avoir appris à créer un site par moi-même m’est très utile: je comprends comment est construit un site Internet, j'ai acquis quelques notions en matière de langage html, je sais quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour qu'un site remonte bien sur les moteurs de recherche. J'ai utilisé ces connaissances à chaque fois que l'office de tourisme a fait appel à une agence web pour créer un site Internet : pour rédiger le cahier des charges préalable à la commande et pour comprendre les réponses techniques apportées.

Mise en ligne d'un site mobile

En 2011, au moment où nous avons fait la consultation pour la réalisation du site www.montagne-paysbasque.com en partenariat avec les offices de tourisme de Saint-Jean Pied de Port et de Soule, nous avions pensé faire en parallèle un site mobile, adapté à la navigation sur smartphone et tablette. Là encore, l'aide du Comité Départemental du Tourisme a été très précieuse. Comme le besoin de proposer aux touriste une solution adaptée aux écrans tactiles était partagé par l'ensemble des offices de tourisme des Pyrénées-Atlantiques, il a financé une solution collective et a demandé à chaque office de tourisme une participation financière modique.  Si les utilisateurs activent la géolocalisation sur leur téléphone portable, les listings de résultats proposés donnent les adresses les plus proches de leur situation dans un rayon de 10 km. Dans ce projet, je me suis chargée d'organiser l'arborescence (le plan du site) et de choisir les listings d'informations à faire remonter (Annexe 9).

Gestion de l’information des sites web

Bien que la majeure partie de l'information touristique qui remonte sur nos sites soit issue de la base de données  SIRTAQUI (Mission 1 Activité 4), je rédige les pages des sites saintpalais-tourisme.com et montagne-paysbasque.com qui n'ont pas ou peu besoin de mises à jour. Je me sers de mes connaissances en matière de web editorial, c'est à dire savoir rédiger pour être lu sur Internet (j'ai d'ailleurs créé un atelier sur ce thème, Mission 2 Activité 2). Le texte doit être à la fois concis et agréable à lire pour les internaute et certaines règles sont à respecter pour un bon référencement sur le moteur de recherche Google.

Voici un exemple : j'ai écrit une page d'informations pratiques sur les chemins de Compostelle car Saint-Palais est traversé par deux itinéraires balisés et le passage des pèlerins représente chez nous une saison à part entière au printemps et en automne. Dans cette page, j'ai organisé le texte avec un titre principal explicite, „Les chemins de Compostelle“, un premier paragraphe de deux lignes qui décrit la localisation des itinéraires et les lieux par lesquels ils passent. Les paragraphes suivants décrivent les particularités des étapes autour de Saint-Palais, ce qui me permet d'utiliser un maximum de nom de lieux. Comme il y a beaucoup d'informations sur cette page, j'ai aussi ajouté deux liens dans la page sous forme d'ancre pour diriger les lecteurs vers les chapitres suivants consacrés aux informations pratiques et à l'hébergement sans qu'il y ait besoin de faire défiler l'ensemble de la page. Pour faire cela, j'ai intégré un bout de code html au dessus des paragraphes “côté pratique sur le chemin“ et “se loger sur le chemin“. Dans le premier paragraphe, j'ai créé des liens sur les mots “infos pratiques“ et “se loger sur le chemin“ (Annexe 10).

Il m'arrive aussi de rédiger des articles pour des événements ponctuels. J’ai par exemple écrit début octobre 2016 un article intitule Saint-Palais met le feu sur les animations des vacances de la Toussaint, au cours desquelles l’office de tourisme organise des animations pour les familles et autour de la saison de la palombe (Annexe 11). Là encore, je me sers de mes connaissances en rédaction sur le web pour intégrer des mots clés, localiser des lieux tout en conservant un style agréable pour le lecteur. 

2- CREATION D'OUTILS DE COMMUNICATION EN LIGNE

Création du blog

J’ai créé une page de blog sur le site www.saintpalais-tourisme.com en  2012, c'est un moyen d'expression que je trouve vraiment intéressant et dynamique. Rédiger un article sur le blog me permet de sortir des sentiers battus de la communication touristique classique (avec laquelle tout est magnifique, incontournable, un véritable coup de coeur bien sûr...) et de raconter des expériences vécues ou des rencontres. Je parle de tourisme, mais pas que... je raconte aussi la vie locale, les petites histoire, tout ce qui contribue à faire de Saint-Palais et du Pays Basque un lieu vivant...

J'ai eu par exemple beaucoup de plaisir à interviewer les propriétaires de l'atelier de poterie de Saint-Palais sur un partenariat entre l'atelier et un réseau de crèches pour éveiller les tout-petits à l'art plastique (Annexe 12). Il m'arrive aussi de raconter mes balades à pied comme en avril dernier sur la voie de Compostelle du Piémont entre L'Hôpital Saint-Blaise et Mauléon. C'est une façon détournée de parler du pays dans laquelle je m'engage et je donne vraiment mon avis.

Lorsqu'il s'agit d'un interview, je prends des notes à la main en parlant avec la personne, puis je fais un plan. Je rédige ensuite l'article dans un document word que je soumets à la personne interviewée pour validation. Je prends aussi des photos avec mon téléphone portable pour aérer la lecture de la page en alternant paragraphes et séries de photos. D'ailleurs, sur mes premiers aticles je mettais les photos en bas de page et je me suis rendue compte sur d'autres blogs qu'il y avait souvent une alternance entre texte et photos. Quand j'ai rédigé mon texte, choisi et nommé les photos, il ne me reste plus qu'à mettre en forme l'article dans le site Internet : j'utilise pour cela l'outil blog de Jimdo. Je crée un nouvel article en lui donnant un titre et un thème. Les diaporamas de photos racontent une histoire : s'il s'agit d'une randonnée, j'intègre les photos dans l'ordre du cheminement et je les commente. J'ajoute à la fin un paragraphe sur les informations pratiques (coordonnées, comment s'y rendre...) et des boutons de partage de l'article sur les réseaux sociaux pour encourager sa diffusion.

Création de l'infolettre

Notre couteau Suisse Tourinsoft nous permet de faire des envois groupés par mail : aux professionnels du tourisme, aux touristes dont nous avons les coordonnées... J'avais pris l'habitude d'envoyer des informations régulières aux professionnels en saison touristique, comme l'envoi du calendrier des animation. Avec ce système, je n'ai pas la possibilité de permettre à des personnes extérieures de s'inscrire par elles-mêmes pour recevoir l'information volontairement.

Quand j'ai monté le site saintpalais-tourisme.com avec Jimdo, j'ai utilisé l'outil newsletter qui y était intégré et ajouté sur le site un bouton d'inscription.Avec cet outil, je ne pouvais pas faire une jolie mise en page, placer des paragraphes et des titres, ajouter des photos...  J'ai donc cherché une autre solution et après avoir demandé conseil au réseau des animateurs numériques de territoire via notre groupe Facebook, j'ai ouvert un compte sur Mailchimp, un outil d'envoi de mails gratuit jusqu'à 1000 contacts et je trouve cette solution très satisfaisante. Avec l'outil de newsletter de Jimdo, j'avais saisi environ 500 mails. Je les ai enregistrés pour créer la liste de diffusion sur Mailchimp et baptisé l'infolettre Buletina, son nom en basque.

Depuis le début, j'utilise l'infolettre comme un moyen de communiquer essentiellement auprès des habitants, des professionnels, des mairies... Pour m'adresser aux touristes, notre échelle de territoire est à mon avis trop petite : pour que les gens s'abonnent, il faut avoir beaucoup de notoriété, avoir beaucoup de sujets à raconteur qui soient adaptés aux saisons de réservation, aux centres d'intérêts des personnes en vacances (en famille, en randonnée itinérante sur les chemins de Saint-Jacques...). Je pense qu'avec la future structuration du tourisme à l'échelle du Pays Basque prévue à partir de 2017, ce sera pertinent et efficace d'y travailler.

Avant de rédiger l'infolettre, je discute avec ma collègue Claire des sujets à aborder. Je fais un plan, je choisis des photos...  Je mets ensuite l'article en forme dans Mailchimp.  Mailchimp est très agréable à utiliser : j'insère facilement des zones de textes, des photos, des liens vers d'autres sites... J'ai petit à petit pris des libertés et je m'amuse en la rédigeant... La diversification des moyens de communication numériques ouvre la porte à plus d'expression et donne plus de libertés car on s'engage en rédigeant... Il me semble que ce ton plaît aux personnes abonnées : le taux de désinscription est quasi nul et le taux d'ouverture des mails est en moyenne de 40 % , ce qui est un bon pourcentage. Par ailleurs, certaines personnes me disent attendre l'infolettre mensuelle et la lire avec plaisir (Annexe 13).

Personnalisation des modèles de mails

Pendant très longtemps, ma collègue Claire et moi nous sommes contentées de répondre aux demandes des clients par mail en utilisant l'outil de messagerie Thunderbird. Nous répondions de manière standardisée sur un modèle de réponse unique. J’avoue qu'à titre personnel, rien ne m'agace plus que de recevoir une réponse générale qui ne corresponde pas à ce que j'ai demandé... Il ne me restait plus qu'à me mettre à la place de nos touristes pour que la personnalisation devienne un réflexe ! C'était d'autant plus dommage que nous ne saisissions pas non plus ces contacts dans notre base de données Tourinsoft... Or Tourinsoft est le “couteau Suisse” qui nous permet à la fois de saisir les informations concernant nos clients et de leur répondre par mail ou par courrier... Cela nous a privés pendant longtemps d'un fichier clients facilement réalisable.

Après avoir suivi une formation avec le Comité Départemental du Tourisme, j'ai créé des modèles tout d'abord assez simples car Tourinsoft ne permettait pas encore l'insertion d'images ou une mise en page agréable pour le lecteur. L'idée était de pouvoir répondre à nos clients de la manière la plus précise possible, d'autant plus que nous avons des offres d'hébergement en service de réservation et que nous pouvons très facilement faire un lien vers la fiche d'une location disponible au moment où le client souhaite réserver. Par la suite, Tourinsoft a intégré dans sa dernière version (V5) la possibilité de mettre en page nos message avec un éditeur html (un outil qui permet d'intégrer facilement sur Internet des liens, des éléments graphiques et des images). J'ai donc créé 3 types de modèles en français, en anglais et en espagnol (Annexe 14)

Dans les réponses, je peux aller loin dans la personnalisation : Tourinsoft me permet d'associer des listes de professionnels en dehors de mon territoire et je peux intégrer tous les liens dont j'ai besoin : vers un professionnel en particulier, vers des pages de sites Internet... Répondre  par mail prend désormais plus de temps mais la réponse est vraiment adaptée au cas par cas et cela permet d'éviter dans beaucoup de cas l'envoi de brochures.

Ouverture de comptes sur des réseaux sociaux

En 2009 et 2010, j'ai été informée lors de différentes formations de l'intérêt d'utiliser les réseaux sociaux dans le tourisme pour amener de l'information sur les espaces qu'utilisent les clients. J'ai donc ouvert toutes sortes de comptes notamment pour partager des photos : un compte Tumblr Saint-Palais Pays Basque qui fonctionne comme un blog pour diffuser et partager des photos, un compte Flickr Saint-Palais Pays Basque, un compte Pinterest pour les offices de tourisme de la montagne basque. Cette année, j’ai aussi téléchargé l’application Instagram que je commence tout juste à utiliser .

J'ai été active sur ces sites de partage de photos les premières années et les ai ensuite abandonnés, probablement absorbée par d'autres projets. Quand ma collègue Claire a suivi la formation de reporter numérique de territoire proposée par la Mona (Mission Offices de Tourisme de Nouvelle Aquitaine) de 2013 à 2014, je ne l'ai pas correctement informée de l'existence de ces comptes et je ne l'ai pas encouragée à les animer, à les alimenter en nouvelles photos régulièrement. C'est d'autant plus dommage que notre photothèque s'enrichit au fil des années avec la capacité de Claire à réaliser des photos de qualité acquise en formation et nos commandes de photos par des photographes professionnels (Mission 1, activité 4). Renouveler les photos de ces comptes, voilà une bonne résolution numérique pour 2017, en attendant que notre stratégie de communication se fasse à l'échelle du Pays Basque...

J'ai aussi ouvert un compte Facebook en 2009 : j'ai d'abord fait l'erreur de débutante de créer un profil au lieu d'une page pour l'office de tourisme. Dans les règles d'utilisation de Facebook, un profil est utilisé par une personne physique et une page par une entreprise ou toute autre organisation... En 2010, j'ai créé la page Facebook Saint-Palais Pays Basque.  L'utilisation de Facebook est une réussite auprès de la population locale et des personnes extérieures qui ont une affinité avec Saint-Palais. Le nombre de personnes qui s'abonnent à la page en cliquant sur “j'aime“  est en augmentation constante et chaque publication est très suivie : les gens réagissent, commentent, partagent... C'est un bon moyen de diffusion auprès des habitants qui sont prescripteurs d'informations et d'activités auprès de leurs visiteurs. La transmission entre Claire et moi sur l'animation de la page passe bien et nous avons harmonisé nos pratiques de publication. Nos abonnés réagissent aux photos, aux vidéos et aux informations que nous publions en temps réel quand c'est possible (Mission 4 Activité 1). Nous n'hésitons pas non plus à nous mettre en scène car dans les réseaux sociaux, les gens attendent beaucoup d'humanité et de personnalisation (et c’est amusant). 

Création de cartes touristiques sur Googlemaps

J'ai appris à créer des cartes en ligne Googlemaps en montant le site saintpalais-tourisme.com avec Jimdo. A un moment où le budget était insuffisant, je devais trouver des solutions pour proposer efficacement des informations intéressantes sur notre site. L'intérêt de Google maps est que sa publication peut être publique : les internautes peuvent trouver mes cartes dans le site saintpalais-tourisme.com ou les découvrir lors de recherches cartographiques sur le secteur de Saint-Palais. Comme je géolocalise toutes les informations, ils peuvent facilement utiliser leur GPS pour trouver le lieu de leur choix.

J'ai créé une carte des sentiers de randonnée, une carte sur les lieux accessibles aux personnes handicapées, une carte touristique sur les sites et balades en famille. J'ai aussi créé un plan d'accès. J'ai également créé des cartes des sentiers de randonnée ou d'informations touristiques traduites en espagnol, en anglais et en basque (une partie des fiches de nos itinéraires de randonnée sont traduites dans ces langues). (Annexe 15)

Pour créer les cartes, j'ai procédé de la manière suivante : je me suis connectée au compte Google de l'office de tourisme, j'ai créé une nouvelle carte et lui ai donné un nom. J'ai géopositionné les informations que je voulais faire remonter en ajoutant des repères, j'ai rédigé un court descriptif et mis des informations pratiques dans chacun d'entre eux. Au moment où j'ai créé les cartes, il fallait  que les photos soient en ligne pour les intégrer : Google a depuis simplifié l'intégration des photos, il suffit de cliquer sur l'icône photo pour aller chercher sur son ordinateur la photo choisie. Une fois les informations et photos des repères insérées, il ne reste plus qu'à les valider et elles sont en ligne jusqu'à une prochaine modification.

3- CREATION DE SERVICES DEMATERIALISES

Numérisation des sentiers de randonnée

Jusqu'au mois de janvier 2016, les sentiers de randonnées de mon territoire étaient disponibles au format papier (guide de randonnées, fiches descriptives de randonnées) et au format PDF à télécharger sur notre site Internet. J'ai mis ces fiches en ligne sur notre page randonnée afin que les internautes puissent les télécharger gratuitement. Nous étions très en retard sur la numérisation des itinéraires de randonnée dans la base de données SIRTAQUI car dans les Pyrénées-Atlantiques, beaucoup d'offices de tourisme l'avaient déjà fait. Le Comité Départemental du Tourisme a mis en place des partenariats avec de nombreux sites consacrés à la randonnée : pour que nos itinéraires soient visibles, il fallait donc les saisir dans la base de données à l'aide du couteau suisse Tourinsoft (encore lui...).

Pour commencer, j'avais besoin d 'un logiciel de cartographie pour tracer les itinéraires : il s'agit d'une carte IGN en ligne sur laquelle on peut tracer un itinéraire au millimètre près... J'ai hésité à équiper l'office de tourisme en achetant un logiciel pour un besoin aussi ponctuel.  J'ai  bénéficié de l'aide de Jean, chargé de la filière randonnée et plein air au Comité Départemental du Tourisme. Il m'a gentiment proposé de saisir la trace des itinéraires de mon choix sur son logiciel Carto Explorer et m'a ensuite envoyé les fichiers au format GPX. Il m'a ensuite montré comment créer moi-même les fichiers au format KLM sur Google Earth (bien que je sois moi-même randonneuse, j'avoue ne pas me servir de GPS pour randonner mais ce sont des formats que connaissent bien les utilisateurs).

J'ai numérisé une douzaine de circuits sur l'ensemble du réseau local de randonnée de Saint-Palais. J'ai choisi mes préférés, ceux qui me semblaient les plus intéressants du point de vue des paysages et de la qualité des chemins. J'ai fait un choix de circuits pouvant plaire à tous : des faciles pour les familles et pour tous les niveaux... Pour faire cela, j'ai d'abord choisi des photos représentatives de chaque itinéraire.  J'ai parfois dû en faire sur place : les descriptifs numérisés décrivent précisément un lieu et c'est bien qu'il soit associé à une photo. J'ai également rédigé tous les descriptifs : le cheminement, les points d'intérêt, les endroits nécessitant une vigilance particulière...

J'ai utilisé Tourinsoft pour créer une nouvelle fiche par itinéraire dans le bordereau (ou catégorie) „Itinéraires touristiques“ de la base de données SIRTAQUI, j'ai saisi le descriptif éditorial, les étapes – clés de chaque itinéraire, j'ai téléchargé les photos choisies ainsi que les traces GPX et KLM. Voici deux exemples d'itinéraires de randonnée en ligne : la vallée de Lantabat et le bois d’Ostabat sur le site Cirkwi.fr qui propose des itineraires et des activités touristiques partout dans le monde. 

Déclaration en ligne de la taxe de séjour

Dans le cadre du pôle touristique de la Montagne Basque (Saint-Jean Pied de Port, Soule, Saint-Palais, Hasparren) les communautés de communes ont pris la décision d'harmoniser les montants et les modes de perception de la taxe de séjour.  Les élus ont également décider de s'équiper d'un logiciel commun pour faciliter la transmission des déclarations par les hébergeurs. J'ai été sollicitée en tant qu'animatrice numérique une fois le logiciel choisi auprès de la société 3DOuest (ce sont les techniciennes des communautés des communes qui ont fait la consultation d'entreprises et le choix de l'outil).

Pour intégrer la liste complète des hébergements dans le logiciel 3DOuest, j’ai dans un premier temps fusionné les listes d'hébergeurs dont disposaient mes deux communautés des communes de tutelle avec notre propre listing saisi dans le SIRTAQUI.  Nos listings n'étaient pas tout à fait concordants : les collectivités peuvent avoir dans leur base de données des hébergeurs en activité qui ne sont pas inscrits dans le réseau des offices de tourisme. J'ai créé un modèle de tableau dans Tourinsoft en prenant en compte le modèle préconisé par 3DOuest pour importer nos listes (Annexe 16), j'ai saisi les hébergements qui n'étaient pas présents sur ma liste. J'ai ensuite intégré la liste complète dans le tableau que j'avais créé et l'ai transmis aux deux communautés des communes pour qu'elles l'intègrent dans le logiciel taxe de séjour.

J'accompagne aussi les hébergeurs dans la prise en main du logiciel. Au mois de juin 2016, j'ai animé aux côtés de Françoise et Joelle des communautés des communes et de la technicienne de 3DOuest deux réunions publiques pour annoncer aux hébergeurs la mise en place de la télédéclaration (annexe articles presse), J'ai aussi organisé deux ateliers pratiques en binôme avec Maité de l’office de tourisme de Soule (Annexe 17). Il y a eu à chaque atelier entre 5 et 10 participants mais je suis encore sollicitée régulièrement pour des accompagnements individuels à la déclaration en ligne.

Installation d’un accès wifi à l’OT

J’ai installé un accès wifi à l’office de tourisme au début de l’année 2014 pour répondre à une demande de plus en plus importante. Après avoir interrogé le réseau des animateurs numériques des Pyrénées-Atlantiques, j’ai opté pour une solution proposée par la société 2ISR sur leurs conseils.  Sa mise en place a été plutôt facile : j’ai reçu un petit émetteur à connecter avec notre box d’accès à Internet. 

La connexion est activée en permanence sans qu’un mot de passe ne soit nécessaire (seule la saisie d’un mail est obligatoire) et en saison, elle est utilisée tous les jours (Annexe 19 page). Il m’arrive parfois d’aider un visiteur a se connecter s’il a des difficultés. 

Billetterie en ligne et au comptoir

La vente de billets et d’activités de loisirs est une activité qui prend de plus en plus de place au sein de l’office de tourisme. De nombreux organisateurs locaux de spectacles et concerts ont pris l’habitude de nous solliciter, Claire et moi, pour pré-vendre leurs billets. Jusque là, nous avons géré cette activité de manière plutôt… artisanale : en utilisant de vieilles boîtes métalliques de biscuits et autres sucreries en guise de caisse avec injonction de récupérer son billet dans nos locaux au moment où nous sommes ouverts ! Et il nous est arrivé au mois d’août 2016 de gérer jusqu’à 5 billetteries de spectacles à la fois.

J’ai proposé à Charles, le président, de mettre en place un système de billetterie professionel qui permette le paiement en ligne et sur place. Mes collègues des offices de tourisme de Soule et de Saint-Jean Pied de Port utilisent le système de réservation départemental Résadirect et en sont très satisfaits. J’ai donc suivi une journée de formation avec Hélène du Comité Départemental du Tourisme pour comprendre comment l’utiliser. J’ai aussi ouvert un compte sur la plateforme Payplug, un système de paiement en ligne sécurisé pour particuliers et petites entreprises pour que l’office de tourisme puisse accepter des transactions par carte bancaire. J’ai réécrit les conventions de vente de billets que nous signons avec les different organisateurs : l’utilisation de Payplug implique un commissionnement que nous devons leur facturer pour qu’il ne soit pas à notre charge (Annexe 18). Le système de billetterie en ligne est en place depuis février 2017 et nous encaissons les premières ventes en ligne du concert de Nadau programmé pendant les fêtes de Saint-Palais en juillet.